Este guia te leva do zero ao primeiro atendimento no poptalk. Em poucos minutos, o gabinete inteiro passa a responder pelo mesmo número de WhatsApp, com histórico compartilhado, setores organizados e nada de celular passando de mão em mão. Siga os quatro passos abaixo na ordem.
1. Conecte seu WhatsApp
O poptalk trabalha com dois tipos de conexão. Escolha a que faz sentido para o seu mandato ou campanha:
- WhatsApp comum (via QR Code): ideal para começar rápido. Abra o poptalk, vá em Conexões e leia o QR Code com o aparelho que já usa o número do gabinete, do mesmo jeito que se conecta o WhatsApp Web. Em segundos as conversas aparecem na tela e a equipe já pode atender.
- API oficial da Meta (WhatsApp Business), em breve: indicada para volumes maiores e para quem quer o selo de conta oficial, com mais estabilidade e envio de modelos aprovados. Esse canal está em preparação no poptalk. Se ele for importante para o seu gabinete, fale com a gente que avisamos assim que estiver disponível.
Na prática, todo mundo começa pelo QR Code: a conexão fica pronta em minutos e o histórico das conversas fica guardado no poptalk desde a primeira mensagem.
2. Convide a equipe
Com o número conectado, é hora de trazer os assessores para dentro. Cada pessoa entra com o próprio login, então você sempre sabe quem falou o quê:
- Convide assessores por e-mail direto nas configurações da equipe.
- Defina o setor de cada pessoa (por exemplo, demandas, agenda ou imprensa) para que as conversas cheguem a quem realmente cuida do assunto.
- Ajuste as permissões: quem só atende, quem gerencia setores e quem tem acesso aos relatórios e às configurações do gabinete.
Todo mundo atende pelo mesmo número, mas cada mensagem fica registrada em nome de quem respondeu. Nada se perde quando um assessor sai de férias ou deixa a equipe.
3. Organize os setores
Setores são o coração da organização no poptalk. Eles separam as conversas por área e garantem que cada demanda caia com a pessoa certa. Uma divisão comum em gabinetes e campanhas é:
- Demandas: pedidos da população, encaminhamentos e acompanhamento de casos.
- Agenda: convites para eventos, reuniões e compromissos do mandato.
- Imprensa: contato de jornalistas, releases e pedidos de entrevista.
- Jurídico: questões formais, ofícios e temas que exigem cautela.
Você pode criar, renomear e reorganizar setores a qualquer momento, conforme o gabinete cresce ou a campanha entra em nova fase. Cada conversa pode ser movida de um setor para outro em um clique.
4. Comece a atender
Pronto para colocar em prática. As conversas seguem um funil simples, para ninguém deixar mensagem sem resposta:
- Entrada: tudo que chega e ainda não foi assumido por ninguém.
- Esperando: conversas em andamento, aguardando retorno do cidadão ou de outro setor.
- Finalizados: demandas resolvidas e arquivadas, sempre com o histórico salvo.
Enquanto atende, o assistente inteligente ajuda a resumir conversas longas, sugerir respostas no tom do gabinete e classificar demandas automaticamente. As sugestões são sempre opcionais: quem dá a palavra final é a sua equipe.
Depois dos primeiros passos
Com o atendimento rodando, três frentes valem ser exploradas logo nas primeiras semanas.
Respostas rápidas
A equipe costuma repetir as mesmas mensagens todo dia: uma saudação, um pedido de endereço, a confirmação de que uma demanda foi recebida. Crie atalhos para elas direto na caixa de atendimento em equipe e ganhe tempo sem perder o tom de quem responde.
Demandas no mapa
Cada solicitação da população pode virar uma demanda com endereço, responsável e status: aberta, em andamento ou resolvida. O mapa de demandas mostra onde cada pedido está e ajuda a enxergar padrões, como uma rua que mais reclama de iluminação ou um bairro que mais pede asfalto, o que facilita a prestação de contas do mandato.
Voluntários e campanha
Organize apoiadores e voluntários numa base só no CRM, com histórico por pessoa e cadastro por região. Quando o período eleitoral chegar, use os mesmos dados para mobilizar a campanha: confirmar presença em eventos, organizar escalas por zona e acompanhar arrecadação sem sair do WhatsApp.
Quer colocar a equipe para atender hoje? O teste é grátis por 14 dias, sem cartão e sem fidelidade. Ainda com dúvidas? Fale com a gente.